Reforma Tributária começa a impactar custos dos condomínios em 2027, com substituição de PIS e Cofins pela CBS

A partir de 2027, a substituição de PIS e Cofins pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) poderá alterar a composição dos custos dos serviços contratados pelos condomínios, especialmente limpeza, segurança e manutenção. Os efeitos não serão uniformes: dependerão do regime tributário dos fornecedores, dos créditos fiscais disponíveis e da formação de preços de cada empresa. Por isso, síndicos e administradoras devem revisar contratos, projetar despesas e ajustar o planejamento orçamentário. A transição da Reforma Tributária começou em 2026 e seguirá até 2033. A CBS entra em vigor em 2027, com a extinção de PIS e Cofins, enquanto a substituição gradual de ICMS e ISS pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) ocorrerá entre 2029 e 2032.

A reforma busca simplificar a tributação sobre o consumo, mas seus impactos financeiros variam conforme as características de cada operação. Em 2026, fase de testes do novo modelo, estão previstas alíquotas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, observadas as regras de compensação e dispensa de recolhimento aplicáveis. Para o orçamento condominial, o principal desafio é compreender como cada fornecedor poderá refletir a transição tributária nos preços, sem pressupor reajustes generalizados.

Embora, em regra, os condomínios edilícios não sejam contribuintes do IBS e da CBS, eles poderão sentir os efeitos da Reforma Tributária nos preços dos serviços contratados, especialmente limpeza, segurança, manutenção e administração. O impacto, entretanto, não será uniforme e dependerá do regime tributário, dos créditos fiscais e da formação de preços de cada fornecedor. A legislação prevê situações específicas em que condomínios podem ficar sujeitos à tributação, conforme as operações e as condições previstas na Lei Complementar nº 214/2025.

“A Reforma Tributária não é um passe livre para reajuste contratual. O fornecedor precisa demonstrar como chegou ao novo preço, considerando os tributos que deixam de existir, os novos tributos e os créditos que poderá aproveitar. O síndico não deve aceitar um aumento simplesmente porque a legislação mudou”, explica Gilcimar Conceição, contador condominial, professor no CRC RJ e diretor nacional de Contabilidade Condominial da ANACON RJ.

Segundo o especialista, a elaboração da previsão orçamentária de 2027 exigirá uma análise mais criteriosa das despesas e dos contratos. “O orçamento de 2027 não pode ser uma simples reprodução do orçamento de 2026. É preciso mapear fornecedores, revisar contratos e avaliar os possíveis impactos sobre as despesas. Afinal, quando o custo do condomínio aumenta, esse valor pode chegar ao bolso dos moradores”, destaca.

As administradoras também precisarão avaliar os efeitos da mudança conforme seu enquadramento tributário. No Lucro Presumido, PIS e Cofins seguem, em regra, o regime cumulativo, com alíquotas de 0,65% e 3%, respectivamente. No Lucro Real, em regra, aplica-se o regime não cumulativo, com alíquotas de 1,65% e 7,6%, acompanhado da possibilidade de créditos conforme a legislação. O ISS municipal segue regras próprias durante a transição e será substituído gradualmente pelo IBS entre 2029 e 2032. A referência a 26,5% para IBS e CBS corresponde a uma estimativa de alíquota combinada do novo sistema, não a uma previsão de aumento dos contratos ou honorários. O efeito sobre os preços dependerá dos tributos substituídos, dos créditos aproveitáveis, dos custos e das margens de cada prestador. Empresas do Simples Nacional possuem tratamento específico e também precisam avaliar as alternativas previstas nas novas regras.

O que muda na rotina das administradoras

Quatro frentes concentram as principais mudanças operacionais para as administradoras: as retenções tributárias; a adequação dos processos de emissão e registro de documentos fiscais; a separação entre cotas condominiais e outras receitas, que ganha relevância fiscal, além da contábil; e a revisão de contratos, especialmente quando houver reajustes justificados pelas novas regras. Nesses casos, é recomendável solicitar aos fornecedores a memória de cálculo dos valores propostos. "Há três pontos que já impactam a rotina de qualquer administradora. Primeiro, a emissão de documentos fiscais passa a fazer parte do dia a dia dos condomínios, inclusive para taxas, demais valores condominiais e outras receitas. Segundo, fornecedores e regimes tributários precisam ser mapeados com mais atenção. E terceiro, o orçamento de 2027 não pode ser uma cópia do de 2026", destaca Carla Ferreira, diretora de Produtos da Group Software.

A partir de 1º de dezembro de 2026, está prevista a adoção da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) para registrar operações relacionadas à cobrança de taxas e demais valores condominiais, além de outras receitas dos condomínios. A documentação técnica já contempla adequações para essas operações, incluindo campos que permitem identificar os tipos de cobrança e detalhar valores e despesas.

É importante destacar que a emissão da nota fiscal tem caráter documental e de prestação de informações à Receita Federal, não implicando, por si só, a obrigação de recolher o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). A mudança reforça a necessidade de as administradoras revisarem seus processos de emissão, registro e controle financeiro.

Tecnologia como aliada na adaptação

Diante de um cenário em que cada documento, receita e retenção ganha efeito fiscal, a tecnologia deixa de ser apoio e passa a ser parte da estratégia. "Com a Reforma Tributária, a tecnologia assume um papel ainda mais importante na rotina das administradoras de condomínios. Ela precisa atuar em três frentes: organização, execução e monitoramento. E tudo começa pela informação. Dados cadastrais e fiscais corretos, receitas bem classificadas e regras configuradas da forma certa são a base para que o sistema execute os novos processos com mais segurança. Na prática, o ERP precisa transformar essas informações em uma operação mais segura, rastreável e escalável", afirma Carla.

Nesse cenário, os sistemas de gestão podem contribuir para a adaptação das administradoras às novas exigências tributárias, ao integrar informações financeiras e fiscais, automatizar rotinas e facilitar o controle de documentos e a prestação de contas. O Group Condomínios, plataforma de gestão condominial da Group Software, reúne recursos como conciliação bancária, gestão de cobranças e relatórios financeiros. Além disso, a empresa está preparando o sistema para viabilizar a emissão de notas fiscais relacionadas às receitas condominiais, conforme as exigências estabelecidas pela legislação.

Para a diretora de Produtos da Group Software, a tecnologia pode tornar os processos mais organizados e seguros, desde que esteja acompanhada da revisão de procedimentos internos, da atualização dos dados e da preparação das equipes. “Os sistemas precisam estar alinhados a uma gestão que antecipe cenários e dê mais transparência às informações”, afirma.

Sobre a Group Software

Fundada há três décadas, a Group Software é líder em tecnologia para gestão de propriedades no Brasil e especialista em soluções financeiras e gestão de pessoas para negócios em diferentes segmentos. O grupo reúne mais de 10 empresas, incluindo a holding de investimentos Group Ventures, e conta com um portfólio de mais de 20 softwares e 15 módulos integrados. Suas soluções atendem cerca de 8 mil clientes e impactam aproximadamente 5 milhões de unidades imobiliárias em três continentes.

Atualmente, a companhia está presente em diversos países e em mais de 250 cidades brasileiras, com operações nos 27 estados e escritórios em Belo Horizonte (matriz), São Paulo e Nova York. Com um time de mais de 500 colaboradores, a Group Software alia tecnologia e inovação a um atendimento humanizado, com soluções de alta performance.